Mon plan d'audit, dès le début de sa démarche Qualiopi® : quels avantages ?
Dernière mise à jour : 7 août
Lors de la préparation à l'audit Qualiopi®, l'une des étapes essentielles consiste à définir avec précision son plan d'audit. Ce document détermine le périmètre de l'audit, les catégories évaluées, les indicateurs à contrôler, ainsi que la modalité d'évaluation.
En comprenant ce qu'est un plan d'audit et en l'établissant dès le début du processus de préparation, les organismes de formation peuvent optimiser leurs efforts et se préparer de manière efficace à l'audit. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un plan d'audit et en quoi il est crucial de l'obtenir en amont
Un plan d'audit est un document structuré qui établit le cadre de l'audit à venir. Il est élaboré par l'auditeur, en accord avec la situation de l'organisme de formation candidat à la certification Qualiopi®.
Le plan d'audit identifie les principaux éléments à évaluer lors de l'audit et définit comment l'évaluation sera effectuée. Il prend en compte le référentiel national de la qualité et se concentre sur les aspects pertinents pour l'organisme en question.
4 fondamentaux opérationnels du plan d'audit avant le jour de l'audit :
1. Cadrage de l'audit par l'auditeur. trice, une approche globale.
Le plan d'audit détermine le périmètre de l'audit en précisant les domaines qui seront évalués et les objectifs de l'audit. Cela permet d'avoir une vision globale de ce qui sera examiné et des attentes de l'auditeur.
Exemple : Un organisme candidat à la seule et uniques catégorie "Actions de formations" ne sera pas audité sur les indicateurs 14 et 15 (entre autres).
Attention cependant, un auditeur se doit d'exclure du plan d'audit, les indicateurs non évalués au regard de la ou des catégorie(s) à certifier. C'est uniquement au moment de la réunion d'ouverture le jour de l'audit qu'il identifiera avec vous les indicateurs non applicables au regard de votre contexte.
Exemple : Pour un organisme qui ne fait pas appel à la sous-traitance, l'indicateur 27 est non applicable. Pourtant, le plan d'audit transmis par l'auditeur le mentionnera de fait. Il le notifiera néanmoins comme non applicable dans son rapport d'audit.
2. Cadrage de l'audit par votre consultante, une approche plus fine.
Lors de la réunion de cadrage, vous échangerez sur vos spécificités et votre contexte. Cela favorise une approche micro, et un plan d'audit reflétant l'exact listing des indicateurs à préparer.
Exemple : Un organisme, association dédiée à la lutte contre l'illetrisme, propose des formations dans le domaine de l'alphabétisation. En travaillant conjointement avec la consultante pour élaborer le plan d'audit, l'association peut expliquer son approche pédagogique spécifique basée sur des modalités de fonctionnement. La consultante prendra en considération ces spécificités lors du cadrage, ce qui contribuera à une identification plus juste du périmètre à auditer.
3. Concentration des efforts.
En connaissant très précisément les indicateurs qui seront évalués, l'organisme de formation peut se focaliser sur les aspects qui lui sont pertinents. Cela évite de perdre du temps et des ressources sur des éléments non concernés pour la certification.
Exemple : Un centre de formation propose des formations courtes en langues étrangères, 100% e-learning. En disposant clairement les indicateurs d'évaluation liés à ses prestations, le centre peut éviter de disperser ses efforts sur certains indicateurs tels que le 3, 7, 16 ... Ainsi, l'organisme peut utilement concentrer ses efforts, sans perdre de temps ni d'énergie.
4. Préparation adéquate.
Le plan d'audit donne à l'organisme candidat le temps nécessaire pour se préparer en conséquence. En comprenant avec exactitude ce qui sera évalué, l'organisme peut mettre en place son plan d'actions, rassembler les documents et éléments les preuves nécessaires, et anticiper d'éventuelles actions correctives cohérentes
Exemple : Un cabinet de bilans de compétences propose des prestations de diverses durées. En définissant le plan d'audit en amont, le cabinet peut identifier les documents requis pour prouver l'évaluation de la maîtrise des compétences requises pour intervenir dans ses prestations (indicateur 21), la mise à disposition des moyens dédiés à son activité (indicateur 17). Il peut ainsi se donner suffisamment de temps pour rassembler tous les éléments nécessaires et s'assurer de leur exhaustivité avant la date de l'audit. Cela évite de se retrouver pris au dépourvu et de devoir effectuer des corrections de dernière minute. La préparation ayant bénéficié du temps nécessaire, devient adéquate.
En conclusion, définir son plan d'audit avec précision est essentiel pour une préparation efficace à l'audit Qualiopi®. Cela permet de cadrer l'audit, de se concentrer sur les aspects pertinents, de se préparer de manière adéquate.
Les exemples ci-dessus montrent comment cette approche proactive peut aider les organismes de formation à mettre en avant leurs points forts, à fournir des preuves convaincantes de leur conformité et à réussir avec succès leur certification Qualiopi®.