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Quelle posture adopter lors d'un audit qualiopi ?

L'audit Qualiopi constitue une étape cruciale pour les organismes concourant au développement des compétences, qui souhaitent obtenir la certification officielle de qualité.





C'est un processus rigoureux qui évalue la conformité des pratiques de formation aux critères établis dans le référentiel Qualiopi.


Outre la préparation technique, l'accueil et la courtoisie jouent un rôle essentiel dans la création d'un environnement propice à une coopération fructueuse avec les auditeurs. Cet article explore comment l'accueil chaleureux, la préparation minutieuse et l'adoption d'une attitude transparente contribuent à façonner une expérience d'audit positive et constructive..


Imaginez ! Les auditeurs franchissent la porte de votre organisme de formation pour l'audit Qualiopi. Vous les accueillez avec un sourire chaleureux, leur offrez une boisson pour les mettre à l'aise et les guidez vers une salle de réunion confortable. Là, vous prenez quelques instants pour expliquer le déroulement de la journée, les points clés que vous allez aborder et la manière dont vous êtes prêt à répondre à toutes leurs interrogations.


Ce premier geste montre que vous considérez l'audit comme une opportunité de collaboration et d'échange mutuel, plutôt que comme une simple évaluation externe. Cette posture d'accueil et de courtoisie peut créer une dynamique positive qui se poursuivra tout au long de l'audit.


Lors de cet article, nous explorerons comment accueillir les auditeurs avec courtoisie et professionnalisme, comment préparer vos documents pour démontrer votre conformité à Qualiopi, et comment aborder l'audit avec une attitude de transparence, d'honnêteté et d'engagement envers l'amélioration continue.


En appliquant ces pratiques illustrées dans des situations réalistes, vous serez en mesure de créer un environnement propice à un audit Qualiopi réussi et bénéfique pour votre organisme de formation.


1. Accueil et courtoisie.


Accueillez les auditeurs avec courtoisie et professionnalisme dès leur arrivée. Une première impression positive peut contribuer à créer un environnement de coopération.


En pratique : Vous accueillez les auditeurs avec un sourire amical, leur offrez un café et les guidez vers une salle de réunion confortable. Vous prenez quelques instants pour expliquer le programme de la journée et vous leur assurez que vous êtes prêt à répondre à toutes leurs questions.

2. Préparez vos documents.


Ouvrez votre guide de lecture Qualiopi, et votre plan d'actions.


Assurez vous que tous les documents requis sont prêts à être examinés. Avoir une documentation complète, organisée et facilement accessible démontre votre souci de transparence et de conformité.


En pratique : Lorsque les auditeurs demandent à voir vos documents, vous les avez prêts à être consultés. Votre guide de lecture Qualiopi est clairement marqué et vos preuves sont bien organisées dans des dossiers. Cette préparation montre que vous prenez l'audit au sérieux et que vous êtes prêt à démontrer votre conformité.

3. Expliquez synthétiquement vos processus.


Lors de l'audit, soyez prêt à expliquer vos processus en détail. Montrez comment vous évaluez la qualité de vos prestations, comment vous recueillez les retours des apprenants et comment vous mettez en œuvre des plans d'amélioration.


En pratique : Lorsque l'auditeur vous demande de décrire votre processus d'évaluation des apprenants, vous expliquez avec précision comment vous utilisez des questionnaires et des entretiens pour recueillir leurs retours. Vous montrez des exemples de questions et expliquez comment vous analysez les résultats pour identifier les domaines d'amélioration

4. Restez honnête et transparent.


Si les auditeurs posent des questions, soyez honnête et transparent dans vos réponses. S'il y a des domaines où vous avez fait des erreurs ou où vous avez rencontré des défis, expliquez comment vous les avez résolus ou comment vous comptez les résoudre.


En pratique : Lorsque l'auditeur aborde un incident où des retours négatifs ont été reçus des apprenants, vous expliquez comment vous avez analysé les raisons derrière ces retours et comment vous avez modifié votre approche pour éviter de futurs problèmes similaires.

5. Prenez des notes.


Pendant l'audit, prenez des notes pour vous rappeler les questions posées, les discussions importantes et les suggestions éventuelles des auditeurs. Cela peut vous aider à répondre de manière plus approfondie.


En pratique : Vous prenez des notes lorsque l'auditeur explique la manière dont ils évaluent les critères Qualiopi. Ces notes vous aident à rester concentré sur les détails importants et à poser des questions pertinentes à la fin de leur présentation.


6. Restez calme et Confiant(e).


Même si les questions sont difficiles, restez calme et confiant. Si vous ne savez pas répondre immédiatement à une question, il est acceptable de demander un peu de temps pour réfléchir avant de répondre.


En pratique : Lorsque l'auditeur pose une question inattendue, vous prenez une courte pause pour rassembler vos pensées avant de répondre de manière réfléchie. Votre calme inspire confiance et montre que vous prenez l'audit au sérieux


7. Présentez des exemples concrets.


Lorsque vous expliquez vos processus, n'hésitez pas à utiliser des exemples concrets pour illustrer vos propos. Cela rendra vos explications plus claires et tangibles pour les auditeurs.


En pratique : En expliquant comment vous assurez la qualité de vos supports de cours, vous montrez un exemple de matériel pédagogique que vous avez récemment amélioré en réponse aux commentaires des apprenants. Cette démonstration visuelle rend votre explication plus concrète.

8. Écoutez et apprenez.


Profitez de l'occasion pour écouter les retours et les questions des auditeurs. Même s'ils identifient des points d'amélioration, considérez ces aspects comme des opportunités pour renforcer encore plus la qualité de vos prestations.


En pratique : Lorsque l'auditeur suggère une approche légèrement différente pour recueillir les retours des apprenants, vous écoutez attentivement leur proposition et prenez des notes pour en discuter avec votre équipe par la suite.

9. Montrez votre engagement envers l'amélioration continue.


Si possible, partagez comment vous avez utilisé les retours des apprenants pour apporter des améliorations spécifiques. Cela démontre votre engagement envers l'amélioration continue.


En pratique : Lorsque l'auditeur demande comment vous avez réagi aux commentaires des apprenants sur la durée des sessions, vous expliquez comment vous avez ajusté la durée de certaines formations pour mieux répondre à leurs besoins. Cela met en évidence votre engagement à améliorer constamment votre offre.


Note de fin.


Adoptez une posture professionnelle, transparente et préparée lors de votre audit Qualiopi. Montrez votre engagement envers la qualité, votre compréhension des normes et votre capacité à mettre en œuvre des processus conformes. Votre attitude positive et votre ouverture à la collaboration avec les auditeurs peuvent contribuer à une expérience d'audit constructive et réussie.



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