Top 7 des conseils pour bien préparer son audit Qualiopi®.
Dernière mise à jour : 5 août
Pour bien préparer votre audit Qualiopi, voici 7 conseils fondamentaux, pratico-pratiques, étape par étape. En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que votre organisme est prêt pour l'audit Qualiopi® et que vous avez toutes les chances de réussir.
En vous préparant adéquatement à l'audit Qualiopi®, vous vous donnerez les moyens
de renforcer votre démarche qualité,
de perfectionner vos pratiques organisationnelles
d'accroître la confiance de vos parties prenantes.
Alors, prêt(e) à relever le défi de l'audit Qualiopi® ?
Suivez nos 7 étapes pas à pas et découvrez comment vous positionner sur la voie de la reconnaissance et de l'excellence organisationnelle dans le domaine de la formation professionnelle (Formation Continue, VAE, Bilan de compétences, Formation par Apprentissage).
Conseil 1. Comprenez bien les exigences de la norme Qualiopi®
Avant de commencer la préparation, assurez vous de comprendre toutes les exigences de la norme Qualiopi®. Il est important de s'approprier les critères et les indicateurs pour lesquels votre organisme sera évalué. Mettre du sens opérationnel est un incontournable pour appliquer les exigences, leur logique et leur raison d'être.
## Commencez par une lecture minutieuse des exigences spécifiées dans la norme Qualiopi®. Cela vous permettra d'appréhender les critères et les indicateurs qui doivent être pris en compte pour obtenir la certification.
guide-lecture-referentiel-qualite
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Suite à cette lecture minutieuse, pour comprendre, mettre du sens et s'approprier les exigences, un décryptage du guide de lecture peut vous être très utile. En effet, il est fréquent de constater des incompréhensions en termes de sémantique, de niveau, de modalités etc.
## Pensez également à la sensibilisation de tous vos collaborateurs internes, aux exigences du référentiel : en y mettant du sens, ils seront plus favorables aux éventuels changements nécessaires. Vous faciliterez leur adhésion au projet et gagnerez ainsi du temps et de l'énergie.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner durant une séance dédiée au décryptage de tous les indicateurs, vous permettant ainsi de "Vous approprier le référentiel Qualiopi®, sans risque de "fausse route".
Conseil 2. Identifiez précisément vos risques d'écarts.
Suite à l'appropriation du référentiel, faites un diagnostic interne pour identifier les écarts éventuels entre les exigences de la norme Qualiopi® et les pratiques actuelles de votre organisme.
Passez en revue toutes les pratiques et les processus en cours dans votre organisme en matière de prestations éligibles à l'audit.
## Identifier les points forts qui sont déjà en adéquation avec les exigences de Qualiopi® et notez les aspects qui présentent des différences ou des écarts potentiels. Cela vous permettra de mettre en place votre propre plan d'actions pour mener votre projet de mise en conformité.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner à la réalisation de cette analyse minutieuse au cours d'une séance vous permettant de "Diagnostiquer vos risques d'écarts", de les analyser pour entrevoir la manière la plus appropriée de "réajuster le tir".
Conseil 3. Mettez en place votre plan d'actions qualité
Une fois les écarts identifiés et analysés, élaborez votre plan d'actions détaillé pour les résoudre les non conformités probables soulignées. Ce plan devra inclure des mesures opérationnelles spécifiques à chaque indicateur, des échéances et, si votre organisme compte plusieurs collaborateurs, de désigner des responsables pour chaque action corrective à entreprendre.
## Le plan doit être clair, précis opérationnel et réalisable. En bref, il doit vous ressembler pour être pérenne.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner dans la co-construction de ce plan, véritable outil de pilotage :
Conseil 4. Impliquez tous les acteurs de votre organismes.
Impliquez les parties prenantes clés de votre organisme, tels que les assistants pédagogiques, les responsables de formation, les formateurs etc..
## En effet, impliquer vos collaborateurs internes et externes, permet de faciliter l'adhésion et la gestion du changement. D'autre part, leurs retours d'expériences seront précieux pour identifier les éventuels dysfonctionnements et pour mettre en évidence les aspects prioritaires à améliorer. Le management du projet sera plus efficient.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner à l'initiation implicative de vos équipes, au cours d'une séance permettant à chaque organisme de "Sensibiliser ses équipes à Qualiopi®".
Conseil 5. Préparez votre classification informatique documentaire.
Assurez vous que la documentation de votre organisme est à jour et est facilement accessible au sein d'une arborescence informatique de preuves qui vous ressemble. L'architecture informatique, au même titre que la documentation, doit être cohérente et refléter les pratiques réelles de votre organisme.
## En achetant des documents tout prêts, vous risquez d'être en difficulté par la suite (audit de surveillance, audit de renouvellement …). Nous le constatons très fréquemment en audit.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner dans l'élaboration de votre arborescence informatique de preuves, au cours d'une séance vous permettant sa cocréation au regard de vos pratiques.
Conseil 6. Préparez toutes vos preuves.
Préparez les preuves nécessaires pour démontrer que votre organisme satisfait aux exigences de la norme Qualiopi®. Les preuves peuvent être présentée sous forme de documents (tout format), de rapports, d'enregistrements (tout format), de témoignages etc.
## Rappelez vous qu'une preuve est définie comme tout élément constatable. Aucun format spécifique ne peut être attendu par l'auditeur(trice) : il considèrera l'élément dès lors qu'il répond à l'exigence, de manière probante, sans équivoque.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner dans la mise en œuvre de votre plan d'actions et la recevabilité de vos preuves au jour de l'audit pour chaque indicateur vous concernant. Cet accompagnement se réalise au cours de séances opérationnelles de co-pilotage de votre conformité aux critères Qualiopi®.
Conseil 7. Organisez une répétition d'audit.
Organisez une répétition interne pour simuler les conditions réelles de l'audit Qualiopi®. Cette répétition permettra de mettre en évidence les éventuels points faibles et de les corriger avant l'audit réel. De même, vous pourrez ainsi appréhender la gestion du temps, la gestion du stress, la fluidité des échanges; en bref, votre bonne organisation.
Nos 2 Options ++
- Confort & rassurance -
Option 1. "Séance Flash FAQ"
pour lever les tous derniers doutes avant l'audit Qualiopi est un outil précieux offrant un accompagnement réactif, expert et personnalisé.
Il réduit le stress, améliore la préparation et accroît les chances de réussite, tout en renforçant la confiance de toutes les parties impliquées dans le processus d'évaluation.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner dans la levée de vos derniers doutes, derniers questionnements persistants, dernières vérifications de preuves ..., au cours d'une séance vous permettant de vous rassurer, de réajuster et de perfectionner votre Qualiopi®. La séance est en libres questions et promet une approche précise et efficace.
Option 2. "Etre assisté et accompagné le jour J"
Être accompagné par son consultant auditeur lors de l'audit Qualiopi® présente de multiples avantages pour l'organisme de formation. Ce professionnel aguerri apporte une expertise approfondie des critères d'évaluation et des attentes de la norme, offrant ainsi un soutien précieux tout au long du processus d'audit. La présence rassurante du consultant permet de gérer efficacement les échanges avec l'auditeur externe, clarifiant les points d'interrogation et facilitant la transmission d'informations. Grâce à sa connaissance des pratiques internes, le consultant fournit des réponses précises aux questions posées, évitant ainsi toute ambiguïté.
De plus, il aide à la préparation et à la gestion des documents nécessaires à l'audit, contribuant à un déroulement fluide de l'évaluation.
Pendant les entretiens, le consultant soutient les parties prenantes internes, offrant des conseils pour répondre de manière concise aux interrogations de l'auditeur. Enfin, au-delà de l'audit, il favorise l'amélioration continue en identifiant des opportunités d'optimisation. En somme, cette collaboration garantit une meilleure préparation, renforçant la confiance dans le processus d'évaluation et augmentant les chances de réussite dans l'obtention ou le maintien de la certification Qualiopi®.
>> A cette étape Charlotte ByHI7network vous propose de vous accompagner dans la passation confortable et rassurante de l'audit Qualiopi® au cours d'une séance vous permettant d'être assisté le jour de l'audit".