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COMMENT GAGNER EN ROBUSTESSE AVEC QUALIOPI ?
Introduction à une approche croisée du "RNQ-LEAN-AGILE" :
QUALIOP’LEANUP®
La marque QUALIOP’LEANUP® est une méthode stratégique dédiée aux organismes de formation, de VAE, de Bilan de compétences, et aux CFA désireux de devenir plus robuste via Qualiopi.
Pour cela, la marque consiste en une démarche qualité répondant aux exigences du RNQ, intégrant les méthodes du Lean Management, de l'Agile.
La marque QUALIOP’LEANUP® est déposée à l'INPI :
N° National de dépôt INPI 22 4 899 741. Classes de services : 35, 41.
PREAMBULE
DANS QUEL CONTEXTE SECTORIEL OMBRAGEUX
LES ORGANISMES CERTIFIES QUALIOPI EVOLUENT-ILS ?
Pour les organismes certifiés Qualiopi, le contexte sectoriel prend une tournure ombrageuse triplement frustrante. Tout d'abord nous arrivons à l’heure où « être QUALIOPI » n’est plus un atout de différenciation mais bien un prérequis pour rester crédible sur le marché de la Formation Professionnelle.
Ensuite, avec près de 40000 prestataires certifiés, la DGEFP a récemment prévenu certains organismes certificateurs de l’élimination probable de la liste publique, des organismes transmettant un BPF à néant.
Enfin, lorsqu’on les interroge, les organismes certifiés semblent subir leur démarche de certification comme un lourd fardeau contraignant. Cela est observable :
en audit par des discours défiants, accusant une surcharge administrative ;
à la lecture de nombreuses publications Qualiopisceptiques sur les réseaux sociaux tels que Linkedin.
A la lecture des résultats de la récente étude ci-dessous menée auprès d’une cinquantaine de certifiés tendrait à montrer que 72% d’entre eux estiment que Qualiopi n’est que peu ou pas vecteur de performance (voire même « bien au contraire » pour 22% d’entre eux).
Face à un tel contexte,
la robustesse(1) du système qualité
des organismes certifiés Qualiopi devient plus que jamais
un sujet économique majeur de réflexion pour leurs Dirigeants désireux de rester des maillons forts du secteur de la Formation.
La marque QUALIOP’LEANUP® s'est emparée du sujet et propose de prendre du recul pour un changement de paradigme et l'adoption de 10 commandements fondamentaux.
(1)La robustesse d'un système Qualiopi est ici définie comme la stabilité de l'efficience des processus qualité (et de leurs activités) d'un organisme certifié Qualiopi.
1_LA ROBUSTESSE DES OPAC CERTIFIES QUALIOPI : SUJET DE PREDILECTION DE QUALIOP’LEANUP®
La marque QUALIOP’LEANUP® a pour ambition d’éviter la disparition des petites structures et contribuer ainsi au maintien de la diversité de l’offre nationale des organismes de toute taille, formateurs indépendants inclus.
Pour ce faire, l’esprit QUALIOP’LEANUP® consiste à intégrer l’efficience de manière systémique dans le fonctionnement opérationnel des organismes certifiés. Il ne s’agit pas d’agir sur les prestations elles-mêmes, mais bien de s’assurer que les processus et les activités restent stables et permettent d’accomplir davantage avec moins d’efforts.
La marque vise donc à monitorer et à valoriser la robustesse des organismes certifiés, soit l'aptitude de leur système qualité à les aider à stabiliser leur efficience, à résister aux perturbations et à se positionner tel des maillons forts de l’écosystème de la Formation.
QUALIOP’LEANUP® invite tout d'abord à la prise de recul post audit initial.
2_DE LA NECESSITE DE PRENDRE DE LA HAUTEUR POUR CHANGER DE PARADIGME
Le temps de réflexion post certification initiale, n'est-il pas l’occasion rêvée de prendre du recul, de troquer sa vision linéaire contre une vision croisée du sens et de l'efficience de son système Qualiopi ?
Il apparaît en effet important d'être attentif au fait que, dans le Guide de Lecture Qualiopi, la présentation linéaire des processus par un ensemble d'exigences ou d’étapes n’est, pour un organisme certifié, pas suffisante pour aboutir à un résultat d'efficience. Chaque indicateur peut être validé en audit, mais l’ensemble des étapes sans coordination ou cohérence peut aboutir à de très mauvais résultats.
S’engager dans Qualiopi avec une logique linéaire monochrone (indicateur par indicateur) se traduit donc par la mise en œuvre fastidieuse, laborieuse, d’un ensemble de tâches répétitives chronophages, superflues, n’ayant d’autre objectif que de « cocher la case conforme ». Ce raisonnement étape par étape restreint l’organisme certifié à un fonctionnement monochrome, sur-productif entraînant un effet « boule de neige » conduit l’organisme à fragiliser son système de production de service de prestation intellectuelle, fardeau grossissant, dépourvu de capacité de rendement et de performance.
Un changement de paradigme est donc nécessaire par l'application d'une grille de lecture différente de celle dont nous avons l’habitude, comme se réouvrir aux méthodes qui ont fait leurs preuves depuis les années 70, telles que le Lean Management ou la méthode Agile
Pour mieux comprendre, rappelons brièvement ce que QUALIOP’LEANUP® retient des 4 chemins à l'intersection desquels il se positionne.
3_A LA CROISÉE DES CHEMINS DE QUALIOPI, DU LEAN, DE L'AGILE & DE L'AUTOMATION
QUALIOPI
Ce que nous en retenons succinctement
Qualiopi n'est pas une méthode mais une marque de garantie, attestant de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences et permettant une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.
Qualiopi place l'intérêt du bénéficiaire (usager)
au centre de son système.
L'accent est mis sur :
Le bénéficiaire
La communication
La transparence
La traçabilité
Les processus
La compétence
L'amélioration continue
La satisfaction des parties prenantes
LEAN MANAGEMENT
Ce que nous en retenons succinctement
Le lean n'est pas une garantie mais une méthode d’organisation du travail et de management des opérations dont l’objectif est d’améliorer la performance de l'organisme en éliminant les coûts superflus et en limitant le gaspillage, afin d'être rentable.
Le Lean place l'intérêt de l'organisme (OPAC)
au centre de son système.
L'accent est mis sur :
l'approche systémique
la rentabilité
la création de valeur
le zéro gaspillage
la standardisation
les processus
la compétence
l'automatisation
l'amélioration continue (la perfection)
la satisfaction client
AGILE
Ce que nous en retenons succinctement
L'Agile n'est pas une garantie mais une méthode de gestion de projet qui apporte souplesse et performance à la gestion de projet.
L'Agile se fait la voix de l'humain (collaborateurs, clients).
L'accent est mis sur :
La collaboration
La communication
L'itération
L'incrémentation
L'implémentation
L'adaptation
L'amélioration continue
La satisfaction client
AUTOMATION
Ce que nous retenons succinctement
L'automation n'est pas une garantie ni une méthode, mais une procédure d'automatisation, faisant appel à la digitalisation de certaines opérations.
L'automation place l'intérêt de l'organisme (OPAC)
au centre de son système.
L'accent est mis sur :
Suite à cette prise de hauteur et changement de paradigme,
QUALIOP’LEANUP® invite à suivre 10 commandements fondamentaux.
4_ LES 10
COMMANDEMENTS
QUALIOP’LEANUP®
1_UNE VISION LONG TERME ET SYSTÉMIQUE, TU ADOPTERAS
Ajoutez votre réponse ici. Soignez votre style, soyez clair(e) et concis(e), et n'hésitez pas à ajouter des exemples ou des images. Relisez ce que vous avez écrit pour vous assurer que ceux qui viennent pour la première fois sur votre site comprennent tout de suite votre message.
2_LE BÉNÉFICIAIRE AU CŒUR DE TON ORGANISATION, TU METTRAS.
Ajoutez votre réponse ici. Soignez votre style, soyez clair(e) et concis(e), et n'hésitez pas à ajouter des exemples ou des images. Relisez ce que vous avez écrit pour vous assurer que ceux qui viennent pour la première fois sur votre site comprennent tout de suite votre message.
3_TES PROCESSUS TU STABILISERAS
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4_SUR L’HUMAIN ET SA COMPÉTENCE TU METTRAS L’ACCENT
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5_PAR LA MUTUALISATION DES ACTIONS, LE GASPILLAGE TU ÉLIMINERAS.
Ajoutez votre réponse ici. Soignez votre style, soyez clair(e) et concis(e), et n'hésitez pas à ajouter des exemples ou des images. Relisez ce que vous avez écrit pour vous assurer que ceux qui viennent pour la première fois sur votre site comprennent tout de suite votre message.
6_LA RÉPÉTITIVITÉ TU AUTOMATISERAS
L’idéal est de commencer par des processus d’automatisation simples avant de s’attaquer à d’autres plus complexes. Les tâches fréquemment automatisées comprennent les livrables répétitifs, la saisie de données, les commandes ... Leur automatisation permet aux organisations de gagner du temps.
L’automatisation des communications est un autre moyen de simplifier les tâches récurrentes. Qu’il s’agisse des rappels de projet ou des résumés hebdomadaires adressés à votre équipe, vous pouvez commencer par automatiser ces petites tâches (chronophages) pour établir un processus métier plus intelligent.
Vous pouvez automatiser les communications pour :
Envoyer des rappels de projet
Envoyer des mises à jour à l’équipe
Envoyer des comptes rendus de réunions
Envoyer des communications aux clients
Envoyer des e-mails après un achat
Comme vous pouvez le constater avec les exemples ci-dessus, les possibilités de l’automatisation des communications sont véritablement infinies. Elle permet de faciliter les processus de mises à jour internes et externes, ainsi que le service client.
7_L'IMPLÉMENTATION TU SYSTÉMATISERAS
Il s'agit de a phase opérationnelle de test, visant à déployer le projet, l'outil... Elle permet de s’assurer de la faisabilité dans le cadre de la mise en oeuvre envisagée et réfléchie.
8_A L’EXIGENCE TOUJOURS GRANDISSANTE TU T’ÉLÈVERAS.
Prendre conscience du réel niveau d’exigence du métier, de sa complexité grandissante et de l’accélération de sa professionnalisation. Un niveau d’exigence induit par les nouveaux comportements des bénéficiaires et autres parties prenantes, un niveau de complexité grandissant (innovations pédagogiques et technologiques), la recherche de services à valeur ajoutée, ...
9_EN CONNAISSANCE DE CONSÉQUENCES TU T’AMÉLIORERAS
Ne plus dire « l’organisme s’améliore en toute connaissance de causes », mais « l’organisme s’améliore en toute connaissance de conséquences ». Dans ce commandement Qualiop’Leanup® incite à aller plus loin dans son analyse de risques, pour aboutir à une prise de décision efficiente, en « connaissance de conséquences ».
10_L'INNOVATION INCRÉMENTALE TU PERPÉTUERAS
L’innovation incrémentale est une amélioration graduelle par paliers, ou par incréments, de la prestation existante. Elle s'ajuste à l'analyse des appréciations des bénéficiaires et autres parties prenantes, recueillies en fin de prestation.
MISE EN PERSPECTIVE
Dans cet article, nous avons vu que mettre du sens et de l'efficience dans son système Qualiopi est non seulement possible mais économiquement vital pour l'organisme certifié.
Prochainement, la marque communiquera sur son référentiel QUALIOP’LEANUP® d'évaluation de la robustesse du SMQ des organismes certifiés Qualiopi.
Le référentiel QUALIOP’LEANUP® est basé sur une série de xx indicateurs structurels, fonctionnels, techniques, répartis en 10 critères de robustesse durable :
Quelques références de l'article
Qualiopi - marque certification qualité des prestataires de formation (travail-emploi.gouv.fr)
Les principes du Lean Management | Qualité performance (qualiteperformance.org)
No-code : 10 avantages de l’automation pour ton entreprise (webndev.io)
6 astuces pour automatiser vos processus | CHUCK&CO (chucketco.com)